Tipa Tipa

Region Midtjylland fandt retningen med TIPA-analysen

April 2014
Af Flemming Kjærsdam


”Nå, så det er derfor”

Den bemærkning lød flere steder i it-organisationen efter at Region Midtjylland havde fået analyseret modenheden i fem udvalgte ITIL processer efter TIPA-standarden. Det var Øberg Partners, som på vegne af regionens it-afdeling gennemførte TIPA-analysen for at måle modenheden.

Det var vigtigt for ledelsen at få kortlagt modenheden for at finde ud af, hvordan man skulle gribe ITIL-implementeringen i RMIt an. Analysen viste en ganske god procesmodenhed inden for de enkelte faglige afdelinger, men tegnede også et billede af, at der manglede viden i it-organisationen om ITIL processerne på tværs af organisationen.

”I afdelingerne havde man gode og kvalificerede processer. De hang bare ikke sammen på tværs af afdelinger, og de hang heller ikke sammen på tværs af processer. Da vi havde gennemført TIPA-analysen og fik fremlagt resultaterne af den, gav rapporten os det fornødne overblik og skabte dermed klarhed og et faktuelt udgangspunkt for ITIL-implementeringen. Det viste os, hvilke udfordringer vi står overfor i fremtiden,” siger Områdeleder for Organisationsudvikling Lone Stoffer Bekker, Region Midtjylland.

Det var så grunden til ovenstående bemærkning: ”Nå så det er derfor”. Der havde været en vis usikkerhed i organisationen, hvorfor de tværgående processer ikke gav de ønskede resultater. Med TIPA-analysen blev der stillet skarpt på udfordringerne.

Begyndelsen
Allerede tilbage i 2006 efter indførslen af Strukturreformen, da 14 amter blev omdannet til fem regioner, blev det med etableringen af Region Midtjylland besluttet at danne en én-strenget it-afdeling, der var en sammenlægning af den centrale it-afdeling og de otte lokale it-afdelinger på hospitalerne. Denne sammenlægning af ni meget forskellige kulturer og arbejdsgange blev effektueret i perioden 2010-2012. Fælles for alle var dog at organisationsforandringen gik fra at være en generalist organisation til en specialistorganisation. Det stod allerede fra den nye it-afdelings etablering klart, at der var et stort behov for at arbejde med afdelingens tværgående processer, og det blev ligeledes fra starten besluttet, at den fælles ramme for procesimplementeringen skulle være ITIL.

Grunden til, at it-organisationen i efteråret 2012 besluttede at ville gennemføre TIPA-analysen, var for at få et faktuelt grundlag at implementere ITIL på. Formålet med at implementere ITIL i RMIt er at sikre forudsigelige og troværdige it-leverancer til gavn for forretningen og borgerne. Dvs. levere it-services til den aftalte kvalitet på det aftalte tidspunkt og til den aftalte pris. Og som nævnt gik det ganske godt inden for den enkelte proces i den enkelte afdeling. Men når det kom til tværgående processer i hele organisationen, haltede det.

TIPA-analysens kortlægning af udfordringerne i processerne på tværs af it-afdelingen havde også en kulturel og ledelsesmæssig effekt. Det klare og faktuelle overblik over udgangssituationen bevirkede, at det var forholdsvist let for ledelsen at træffe beslutning om det videre arbejde med ITIL og for at forpligte sig til fortsat at bakke op om ITIL. Samtidig blev hele organisationen bevidst om, hvordan processerne kunne bringes videre for at høste gevinsterne i hele organisationen.

”Vi besluttede fra starten at begrænse os og til at fokusere på fem grundlæggende ITIL-processer. Det ville være uoverskueligt at analysere og forholde os til alle 26 ITIL-processer på én gang. Derfor har TIPA-analysen også været med til at prioritere og samtidig skabe et beslutningsgrundlag for vores fremtidige organisationsudvikling inden for ITIL,” siger Lone Stoffer Bekker.

Med analysen fik Region Midtjyllands it-organisation, som tæller godt 300 ansatte, sat ord på nogle udfordringer, som prægede dagligdagen i organisationen.
Lone Stoffer Bekker holdt et foredrag om TIPA-analysen i Region Midtjylland på itSMF konferencen i september 2013. Heraf fremgik det, eksempelvis inden for Change Management, at ”Change processen udelukkende bliver brugt til drift og at der udføres Change relaterede godkendelser i projekterne, som ikke er en del af Change processen. Endvidere sker det, at det antages, at en ændring er dækket af en standard Change uden at det er tilfældet og uden at det kontrolleres”.

Det er interviews og analyser af hver enkelt proces, der har fået denne viden frem i lyset, og som nu fører til, at Region Midtjylland kan målrette og fokusere ITIL-implementeringen. Det har skabt et grundlag for at kunne indføre nye arbejdsgange på tværs i organisationen. Derfor var det også væsentligt at få ledelsens opbakning til dette, da det involverer alle ledere, mellemledere og medarbejdere at implementere de nye processer og arbejdsgange.

”De nye processer skal virke på tværs i organisationen. Det vil tage noget tid at indføre, bl.a. fordi alt skal dokumenteres. Det tager tid at ændre folks ”kultur”, fordi de skal indse værdien af, at dokumentation er et plus for hele organisationen. De kommer måske til at hjælpe kollegaer i andre afdelinger uden selv at opnå fordele i første omgang. Men det er et nødvendigt arbejde for at komme videre,” siger Lone Stoffer Bekker.

De fem processer

TIPA-analysen, der blev gennemført i Region Midtjylland målte de fem processer op mod et modenhedsniveau 3. Der er i alt fem niveauer i TIPA-analysen, men analysen omfattede kun de første tre niveauer. De 5 basisprocesser, som regionen fik modenhedsvurderet er

• Request Fullfillment
• Asset & configuration
• Change
• Problem
• Incident

Region Midtjylland valgte TIPA-analysen, fordi den er en international anerkendt standard på området. Det ville dels tegne et billede af organisationen målt efter objektive kriterier så resultatet ville kunne bruges som benchmark, dels ville det give regionen en uafhængighed i forhold til valg af konsulentfirma – både nu og fremover. Et argument, som Lone Stoffer Bekker tillægger stor betydning.

TIPA-analysen blev gennemført i foråret 2013.






 








Efteråret 2012 besluttede Region Midtjylland at gennemføre TIPA-analysen

Foråret 2013 gennemførtes TIPA-analysen

Efteråret 2013 har alle medarbejdere været på ITIL-Foundation og udvalgte procesmedarbejdere har været på Intermediate kurser, og få udvalgte er i gang med ITIL Ekspert uddannelsen

Foråret 2014 De 5 grundlæggende ITIL processer implementeres for at opnå modenhedsniveau 3 i TIPA-analysen

Foråret 2014 oprettes en proceskonsulentfunktion, som gør regionens it-afdeling uafhængig af eksterne konsulenter på procesområdet