Ligesom andre kommuner har Horsens Kommune mange medarbejdere, der er geografisk spredt på flere lokationer, og det kan være en tidskrævende opgave at sikre, at medarbejdernes ind- og udleveringer af computere, printere, mobiltelefoner, usb-stik, netkabler mv.
Derfor har Horsens Kommune valgt at få indført en pakkeboks løsning og lave en fuld integration fra deres pakkeboks til deres ITSM-løsning Cherwell, som Clever Choice har hjulpet med.
Adm. dir. Teddy Schou, Clever Choice: “Det er en stor organisation i et større geografisk område med omkring 200 lokationer. It-afdelingen sidder på hovedkontoret og har åbent for ind- og udleveringer af it-udstyr til medarbejdere fem timer dagligt. Men hvis du er børnehaveleder og arbejder 30 kilometer væk fra Rådhuset, hvordan finder du så tid til at hente din nye mobiltelefon i it-afdelingen mellem kl. 10 og kl. 15? Det er den udfordring pakkeboks løsningen tager sig af, da den digitaliserer flowet med ind- og udleveringer 24 timer i døgnet”.
Medarbejdere i it-afdelingen supporterer og understøtter de medarbejdere, der arbejder andre steder i kommunen, og har bl.a. med ind- og udleveringer af it-udstyr og mobiltelefoner, der skal udskiftes eller repareres. Som nævnt har det været et problem med at få åbningstiderne i afdelingen til at gå op med medarbejdernes kalendere. Derfor oplevede de ansatte i it-afdelingen før hen at måtte rykke medarbejdere flere gange for at afhente udstyret og at en del udstyr forblev uafhentet.
“Det er en problemstilling med den manuelle udlevering, at det kan være svært for en medarbejder at finde tid til i en travl hverdag at få hentet sit udstyr i udleveringsafdelingen. Efter integrationen til Cherwell, bliver flowet mellem it-afdelingen og den enkelte medarbejder digitaliseret. Hvem er det, der har bestilt hvad og hvor skal det hen, hvornår? Det bliver nu understøttet via Service Management løsningen, da flowet er digitalt”.
“Når medarbejderen skal hente sin pakke, chipper han sig ind i kælderen og ved hjælp af en QR-kode, som er blevet sendt fra it-afdelingen åbnes lågen i pakkeboksen. It-afdelingen får en besked når pakken er hentet, eller hvis den fortsat er uafhentet, sender deres ITSM-løsning automatisk en rykker,” siger Teddy Schou.
Der er åbent for afhentning 24×7 som selvbetjening. Medarbejderen lukker sig selv ind i kælderen med en chip.
Horsens Kommune bruger ikke kun Cherwell i deres it-afdeling til at understøtte ind- og afleveringen af it-udstyr. HR-afdelingen bruger den som Service Management på lønområdet samt i Jobcentret til overblik på sagsbehandling.
”Horsens Kommune har oplevet en stor gevinst ved at reducere den manuelle indsats for it-afdelingen. Samtidig har man øget serviceoplevelsen for brugerne med forbedrede åbningstider, og i det hele taget reduceret spildtiden i organisationen for alle parter på grund af løsningen,” siger Teddy Schou.
for yderligere informationer: